Secretaria

Descripción de la oferta

Objetivo del puesto: Brindar apoyo administrativo y operativo, garantizando un servicio al cliente interno y externo eficiente, así como el correcto control de facturación, cobros, documentación y procesos administrativos del área. Funciones y responsabilidades: - Brindar servicio al cliente interno y externo (equipo de trabajo, inquilinos y visitantes) de forma presencial, telefónica y digital. - Elaborar y enviar cartas, memorándum, circulares, avisos de cobro, notas de entrega y demás documentación administrativa. - Emitir facturas mensuales y especiales (CompassBAC, parqueo mensual y otros servicios) mediante los sistemas Eshop, Infile y SAP. - Enviar facturas de cobros mensuales a inquilinos y clientes de parqueo mensual. - Elaborar e integrar documentación mensual para el contador. - Mantener ordenado el archivo físico y digital. - Realizar cotizaciones de servicios y productos según requerimientos. - Elaborar cortes diarios de máquinas de cobro, caja y facturación. - Realizar el conteo diario de efectivo en máquinas de cobro de parqueo y coordinar depósitos bancarios diarios. - Llevar el control de cortes de máquinas, caja y facturas FEL de parqueo. - Reenviar correos de constancias de transferencia por pagos con tarjeta de crédito al área de facturación. - Recibir facturas físicas de proveedores y gestionar la solicitud de emisión de cheques. - Confirmar y entregar cheques a proveedores en días y horarios establecidos. - Llevar el control de horarios del personal de mantenimiento, limpieza, seguridad y jardinería. - Supervisar y controlar artículos y productos de limpieza. - Gestionar altas y bajas del servicio de parqueo mensual. - Mantener un control actualizado del servicio de parqueo mensual contratado por inquilinos y usuarios externos. - Ejecutar el bloqueo y desbloqueo de tarjetas de acceso por incumplimiento de pago. - Alimentar el reporte diario de conteo peatonal y comensales. - Elaborar reportes de tráfico. - Brindar apoyo a la gestión administrativa de medios publicitarios y mercadeo, coordinando con agencia e inquilinos la toma de fotografías y creación de contenido digital. - Realizar cualquier otra función asignada por el jefe inmediato. Requisitos del puesto: - Diversificado: Secretariado (recién graduada). - Experiencia: Sin experiencia (ideal). O experiencia mínima de 1 año en puestos administrativos o de servicio al cliente. - Manejo básico de herramientas de ofimática. - Habilidad para la organización, atención al detalle y trabajo multitarea. - Buenas habilidades de comunicación y servicio al cliente. Horario: Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., Sábados de 8:00 a.m. a 12:00 p.m.

Requerimientos

• Educación mínima: Bachillerato / Educación Media
• años de experiencia
• Edad: entre 18 y 25 años

Hace 2 días (actualizada)

Acerca de Happy Mondays Guatemala, S.A.

Nos dedicamos a prestar servicios de reclutamiento y selección tanto a nivel local, Guatemala, como a nivel Regional. Contamos con servicios adicionales como Pruebas Psicométricas, Estudios Socio-Económico, Pruebas de Integridad y Pruebas de Polígrafo

Salarios